Náš blog | ITAPS

Blog

17. March 2020
RPA - Automatizácia ako trend 2: Aké procesy vo firme automatizovať?

V prvej časti nášho blogu o automatizácii sme sa dozvedeli, čo samotná automatizácia vlastne je a aké výhody firmám prináša. Ďalej sme sa pozreli na to, ako je to s automatizáciou na Slovensku a s akými nástrojmi pracujeme my v ITAPS-e. Ako sme vám sľúbili, v tejto časti blogu sa pozrieme bližšie na to, kedy je vhodné premýšľať nad implementáciou automatizácie a na ktoré podnikové procesy by ste mali zamerať svoju pozornosť. Kľúčový faktor, ktorý stojí za zváženie zavedenia automatizácie, je predovšetkým snaha o znižovanie nákladov firmy. No sú tu aj ďalšie faktory, ktoré môžu byť dôvodom pre zavedenie automatizácie, ako je napr. zvýšenie rýchlosti, resp. skrátenie doby vykonania procesu a s tým spojené väčšie množstvo spracovaných položiek či zníženie chybovosti. Aké procesy sú vhodné na automatizáciu ? RPA (automatizáciu firemných procesov) je vhodné zaviesť pri procesoch, počas ktorých zamestnanci vykonávajú opakujúce sa úkony s počítačovými aplikáciami. Automatizovať môžeme všetky takéto procesy, ak sa v blízkej budúcnosti neplánuje žiadna podstatná zmena v týchto procesoch. Nástroje RPA potom zvyšujú efektívnosť takýchto procesov a služieb bez toho, aby došlo k zmene v interných systémoch. Po implementácii RPA do podnikových procesov vykonávajú tieto procesy „roboty“ a napodobňujú tak prácu človeka s aplikáciami. Tieto roboty sa potom rozhodujú na základe jednoduchých pravidiel. Celý tento proces vykonávajú softvérové roboty s minimálnou účasťou ľudí, ktorí sú po automatizácii potrební len pri riešení výnimiek. RPA je možné využiť na automatizáciu procesov, ktoré: • sa často opakujú - časté procesy bežiace každý deň alebo týždeň • obsahujú štandardné a čitateľné typy elektronického vstupu - vstupy by mali byť v ľahko čitateľnom formáte pre robota, ako napr.: Excel, Word, e-mail, XML, PPT, súbory PDF atď. • sa zakladajú na pravidlách - činnosti s jednoznačnými pokynmi na spracovanie (riadené šablónou), s rozhodovaním na základe štandardizovaných a vopred definovaných pravidiel • sú dlhšie zabehnuté a stabilné - dobre zdokumentované procesy, ktoré sú zároveň stabilné a predvídateľné • sú náchylné na ľudské chyby • majú veľký objem operácií (vysoká frekvencia) • môžu priniesť úspory - odporúča sa automatizovať iba procesy, ktoré môžu priniesť úspory ľudskej práce • majú nízku mieru výnimiek - činnosti s nízkym počtom variačných scenárov – každý scenár vedie k rôznym postupom zaobchádzania Oblasti, v ktorých by mala každá firma zvážiť automatizáciu procesov • Financie a účtovníctvo - sú oblasti, v ktorých automatizácia procesov môže mať významný vplyv na úsporu nákladov, vyššiu účinnosť a zefektívnenie procesov. • HR služby - vzhľadom na veľké množstvo opakujúcich sa, často manuálnych administratívnych úloh spojených s vyplňovaním formulárov, zberom údajov, aktualizáciou a šírením dát a tiež veľkým počtom spracovaných žiadostí, je práve oblasť HR plná príležitostí pre automatizáciu procesov. • IT služby - odhaduje sa, že 30 % pracovného času strávia IT špecialisti riešením úloh nízkej úrovne. Management by mal prijať automatizáciu v oblasti IT ako spôsob, ktorým presunú pracovnú silu svojich „IT-čkárov“ na úlohy vyžadujúce inovatívne myslenie a čas strávený organizačnými činnosťami, ktoré zbytočne „žerú“ čas ich špecialistov, minimalizujú pomocou „robotov“. • Zásobovací reťazec - problémy s dodávateľským reťazcom spôsobia v období zhruba 6 mesiacov spoločnostiam náklady odpovedajúce 9-20 % ich hodnoty. Zavedením automatizácie dosahujú spoločnosti zlepšenia v akýchkoľvek operáciách dodávateľského reťazca. • Ďalšie oblasti automatizácie - okrem typických horizontálnych služieb existujú aj ďalšie organizačné činnosti, ktoré môžu byť zoptimalizované ich automatizáciou. Implementácia RPA do podnikových procesov Technológia RPA expanduje a prináša mnohé výhody, ktoré sme si popísali vyššie. Teraz si uvedieme jeden príklad z našich skúseností. Od klienta sme dostali za úlohu zautomatizovať proces vytvorenia kalkulácie pri žiadosti o mimoriadne ukončenie zmluvy. Proces mal nasledujúce vlastnosti: • počet prijatých žiadostí za deň: cca 70• čas spracovania žiadosti človekom: 15 min. • počet FTE (Full-time equivalent – potreba pracovníkov na plný úväzok) na túto činnosť: 2,5 • proces obsahuje digitálne vstupy: áno • rozhodovanie procesu sa zakladá na vopred definovaných pravidlách: áno • proces je riadne zdokumentovaný klientom: nie Po analýze procesu a zautomatizovaní jeho vykonania sme dosiahli nasledovné výsledky: • doba spracovania procesu a zaslania odpovede človekom bola viac ako 5 dní, robot to stihol do 24 hodín • čas spracovania žiadosti robotom: 2 min • potenciál spracovať denne viac ako 500 žiadostí • chybovosť pri vykonávaní procesu bola minimalizovaná na cca 3 % (tieto prípady robot zasiela pracovníkom)• počet ušetrených FTE: 2 Našou analýzou získal klient prehľad o procese a o možnostiach, ako ho viac štandardizovať, ktoré kroky sú zbytočné a naopak, ktoré kroky je možné robiť efektívnejšie, ak sa proces upraví. Je automatizácia vhodná aj pre vašu firmu? Či už ide o spracovanie faktúr v účtovnej firme, kontrolu prijatých formulárov miestnou samosprávou, prenos dát medzi systémami vo výrobnej spoločnosti, alebo optimalizáciu vášho dodávateľského reťazca. Automatizáciu je možné zaviesť pre všetky procesy, kde vaši zamestnanci musia vykonávať opakujúce sa činnosti. Ak aj vy premýšľate nad znížením nákladov či zvýšením výkonu procesov vo firme, neváhajte nás kontaktovať prostredníctvom formulára na https://itaps.sk/kontakt alebo nám napíšte na obchod@itaps.sk a nájdeme riešenie, ako optimalizovať procesy aj vo vašej firme. V ďalšej časti nášho blogu sa pozrieme bližšie na postup pri analýze procesov pre účely RPA. Sledujte nás naďalej. Zdroje: https://academy.uipath.com/learn

29. November 2019
RPA - Automatizácia ako trend 1: Automatizácia a RPA

Čo si predstavíte pod pojmom automatizácia? V správach počujete, ako vo fabrikách kvôli automatizácii strácajú ľudia prácu. Vo filmoch zase strašia s robotmi, ktoré mali pomáhať ľuďom, no namiesto toho sa snažia ovládnuť svet. Naozaj je ale automatizácia taká zlá a jej jediným cieľom je nás zničiť a zobrať ľuďom prácu? Čo tá automatizácia vlastne je? Automatizácia je snaha o dosiahnutie rovnakých výsledkov pri nezmenenej kvalite u opakujúcich sa činností. Práve vďaka automatizácii nemusia ľudia vykonávať tú istú monotónnu činnosť stále dookola, ale môže sa ich pracovná sila presunúť na zmysluplnejšie činnosti. Človek je tvor omylný, stroj ale nie. Práve preto sa vám nestane, že by sa vám z ničoho nič rozsypal počítač, pretože Fero sa zo šichty ponáhľal domov a dotiahol iba každú druhú skrutku. Počítače vyrobené pomocou strojov budú všetky rovnaké a váš počítač bude držať presne na toľkých skrutkách ako počítač vášho suseda, ktorý má ten istý. Čo Slovensko a automatizácia? Slovensko je známe predovšetkým svojou automobilovou výrobou. Všetci si asi vieme predstaviť, ako to v takýchto veľkých fabrikách na autá vyzerá. Jeden stroj vyrobí dvere, ďalší ich naleští a tretí ich nasadí na auto. Medzi tým ešte ďalších 20 strojov spraví činnosti, o ktorých ani nevieme, že existujú. Skrátka a jednoducho – stroje všade, kam sa pozriete. A keďže všetky tieto stroje pracujú automaticky podľa toho, ako boli naprogramované, nie je prekvapením, že Slovensko sa stavia do popredia v priemyselnej automatizácii. Podľa Medzinárodnej federácie robotiky pripadlo vlani na 10-tisíc zamestnancov v priemyselnej výrobe 151 robotov. Je to skoro dvojnásobok svetového priemeru. Paradoxom je, že automobilový priemysel napriek toľkej automatizácii zamestnáva na Slovensku najviac ľudí. Naozaj teda berú stroje ľuďom všetku prácu? Automatizácia v IT a biznise (RPA/BPA) Ak si myslíte, že automatizácia sa využíva len pri obrovských strojoch, ktoré v ešte väčších fabrikách montujú autá, počítače alebo práčky, tak budete veľmi prekvapení. Postupom času sa totiž automatizácia transformovala aj do informatiky prostredníctvom tzv. softvérových robotov. Týmto sa dostávame až k automatizácii procesov v biznise - RPA/BPA (Robot process automation/Business process automation). Po vzniku takzvaných softvérových robotov začali firmy z rôznych odvetví skúmať, ako by im mohla implementácia automatizácie pomôcť práve v ich biznise. V týchto podnikoch, kde sa na počítačoch vykonávajú zdĺhavé operácie a nie je nutné rozhodovanie človeka, sa automatizácia ukázala ako mimoriadne vhodná a predovšetkým veľmi výhodná. Aké konkrétne výhody prináša automatizácia do praxe? Po celom svete stále čoraz viac manažérov zdieľa nadšenie pre implementáciu RPA. Tieto technológie zabezpečujú lepšiu efektivitu práce zamestnancov, šetria financie alebo napríklad urýchľujú odpovede na opakujúce sa žiadosti. Vymenovať všetky využitia RPA by nám trvalo prinajmenšom do rána. Stále máte obavy? Možno stále patríte medzi tých, ktorí zdieľajú obavy z toho, že automatizácia im zoberie prácu alebo si hovoríte, že by ste nikdy nezverili dôležitú prácu nejakému robotovi... Verte ale, že automatizácia nikdy nebola určená na to, aby úplne nahradila človeka (ani by to nebolo možné). V skutočnosti nahrádza len opakujúce sa činnosti ľudí, v ktorých nie je potrebné ľudské rozhodovanie. Ako riešime RPA my v ITAPS-e? V oblasti RPA máme bohaté niekoľkoročné skúsenosti. Počas tejto praxe sme na automatizáciu využívali nasledovné technológie/nástroje: UiPath, Guimaster, VBA skriptovanie (Excel, Outlook), webové služby (api), databázové skripty (jobs). Najviac sa sústredíme na nástroj UiPath, ktorý je svetovým lídrom v oblasti automatizácie. Kedy procesy vo firme automatizovať? Ak sa rozhodujete, či konkrétny proces vo vašej firme je vhodný na automatizáciu, mali by ste najprv vziať do úvahy viaceré aspekty procesu. Niektoré procesy môžu byť automatizovateľné, avšak neznamená to, že sú na automatizáciu aj vhodné. Ktoré procesy sú na to vhodné? Ako určiť prioritu, ktorý automatizovať najskôr? Všetko sa dozviete, ak nás budete sledovať aj naďalej, pretože si to rozoberieme v ďalších častiach tohto blogu. V prípade, že ste sa rozhodli dať automatizácii šancu, neváhajte nás kontaktovať cez nasledovný formulár https://itaps.sk/kontakt alebo nám napíšte na obchod@itaps.sk a nájdeme riešenie, ako optimalizovať procesy aj vo vašej firme. Zdroje: https://www.pcrevue.sk/a/Roboty-nahradzaju-ludi-stale-viac